Personal Assistant / Directiesecretaresse

Als persoonlijke assistent/Directiesecretaresse ondersteun ik de directie/manager(s) waarbij ik de mailbox beheer als ook het uitvoeren van (complex) agendabeheer. Alles met als doel om de directie/manager(s) te ondersteunen zodat hij/zij zich kan richten op de kernactiviteiten waar hij/zij goed in is. Taken voor een Personal Assistant/Directiesecretaresse zijn bijvoorbeeld:

  • beheren mailbox;
  • (complex) agendabeheer;
  • voorbereiden van de stukken;
  • eerste aanspreekpunt tussen organisatie - Directie;
  • ondersteuning organiseren events;
  • notuleren van vergaderen;
  • boeken van reizen / hotelovernachtingen;
  • overige voorkomende taken ter ondersteuning.

In deze functie ben ik betrouwbaar, integer, communicatief vaardig en werk ik structureel. 

Officemanagement

Als officemanager ben ik breed inzetbaar. Als spin in het web én hart van het bedrijf zorg ik ervoor dat alles op rolletjes blijft lopen. Hierin kan ik de schakel zijn tussen klant, medewerker en directie. Door mijn organisatorisch talent zorg ik er voor dat directie en het team de beschikking hebben om hun werk te kunnen blijven doen. Taken voor een officemanager zijn bijvoorbeeld:

  • eerste aanspreekpunt intern/extern;
  • notuleren vergaderingen;
  • ondersteuning managers;
  • aansturen receptie;
  • facilitaire zaken gebouw;
  • ondersteuning/organiseren van events.

In deze functie ben ik proactief, communicatief vaardig, zie ik het werk liggen, oplossingsgericht en een echte teamspeler.

Tendermanagement

Met mijn ervaring kan ik u volledig ondersteunen bij het inschrijven van een tender/aanbesteding. De verklaringen die nodig zijn, het schrijven van een Plan van Aanpak. Met het juiste verhaal kan je veel werk binnenhalen. Hierin ontzorg ik de volledige inschrijving waaronder:

  • schrijven Plan van Aanpakken, gericht op maatwerk tussen klant en tenderpartij;
  • coördinatie van afspraken en inleveren gevraagde documentatie;
  • opmaken referenties;
  • verzorgen van een volledige inschrijving.

Projectondersteuner

Als projectondersteuner kan ik projectteams ondersteunen in de administratie, aanvragen van offertes, maken van (inkoop)opdrachten, verbeteren van processen en draag ik bij aan het verwezenlijken van het einddoel welke per project verschillend zal zijn. 

In deze functie zijn mijn vaardigheden:

  • communicatief sterk;
  • organiseren;
  • samenwerken;
  • aanpakker.